Odtworzenie instrukcji do maszyn

Zasadniczo wszystkie instrukcje dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa muszą być dostarczane w języku urzędowym UE lub w językach urzędowych państwa członkowskiego, w którym wprowadza się do obrotu maszynę lub oddaje ją do użytku. Do maszyny należy dołączyć oryginalne instrukcje, tj. instrukcje zweryfikowane przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela. Jeżeli instrukcje oryginalne nie są dostępna w języku lub językach państwa członkowskiego, w którym wprowadza się do obrotu maszynę lub oddaje ją do użytku, do maszyny należy dołączyć tłumaczenie instrukcji oryginalnych wraz z samymi instrukcjami oryginalnymi. Celem powyższego wymogu jest zapewnienie użytkownikom możliwości wglądu w instrukcje oryginalne w przypadku wątpliwości co do trafności tłumaczenia.

W drodze wyjątku instrukcja konserwacji przeznaczona do użytku przez wyspecjalizowany personel zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, może być dostarczona tylko w jednym z języków wspólnotowych, zrozumiałym dla tego personelu. Powyższe odstępstwo nie ma zastosowania do instrukcji dotyczących czynności konserwacyjnych, które ma przeprowadzić użytkownik lub personel obsługi technicznej zatrudniony przez użytkownika. Aby odstępstwo miało zastosowanie, instrukcje producenta przeznaczona dla użytkownika musi zatem wyraźnie określać, które czynności konserwacyjne mogą być wykonywane wyłącznie przez wyspecjalizowany personel zatrudniony przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela. Instrukcje muszą być opracowane zgodnie z zasadami określonymi w Dyrektywie Maszynowej 2006/42/WE. Instrukcje muszą być opracowane, zanim maszyna zostanie wprowadzona do obrotu lub oddana do użytku, i muszą być dołączone do maszyny przed momentem dotarcia do użytkownika. Importerzy lub dystrybutorzy maszyny muszą zatem zagwarantować, że instrukcje zostaną przekazane użytkownikowi.

Zgodnie z Kodeksem Pracy (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974. Kodeks Pracy, Dz. U. 1998 Nr, poz 94 z późn. zm), art. 237, ust. 2. pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. nr 191, poz. 1596 ze zm) jest zakaz stosowania maszyn dla których pracodawca nie posiada instrukcji. Artykuł 30 tego rozporządzenia mówi, że pracodawca powinien zapewnić pracownikom dostęp do informacji, w tym pisemnych instrukcji dotyczących użytkowania maszyn, zwanych dalej "instrukcjami", które zawierają co najmniej informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie: 1) warunków użytkowania maszyn, 2) występowania możliwych do przewidzenia sytuacji nietypowych, 3) praktyki użytkowania maszyn. Instrukcja jest koniecznym dokumentem dla prawidłowej konserwacji oraz regulacji maszyny. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), w artykule 51 zapisano, że maszyny i inne urządzenia techniczne, zwane dalej "maszynami", powinny spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, określone w odrębnych przepisach, przez cały okres ich użytkowania. Montaż, demontaż i eksploatacja maszyn, w tym ich obsługa, powinny odbywać się przy zachowaniu wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, uwzględniających instrukcje zawarte w dokumentacji techniczno-ruchowej.
Zatem jeżeli takie instrukcje nie zostały dostarczone wraz z maszyną należy po taki dokument zwrócić się do pierwotnego producenta maszyny, poszukać egzemplarza instrukcji na rynku (odkup/ksero) lub wykonać odtworzenie dokumentacji we własnym zakresie. Aby odtworzyć dokumentację we własnym zakresie wymagane są jedynie odpowiednie kompetencje – wiedza na temat wymagań dyrektyw oraz norm, umiejętność określania wymagań technologicznych dla maszyn, doświadczenie w pracy z maszynami (najlepiej w służbach utrzymania ruchu, serwis). Zatem nie funkcjonują żadne ramy prawne odnośnie uprawnień do wykonywania takich odtworzeni. Wymagania prawne dotyczą jedynie formy instrukcji, jej języka oraz zawartości. Czyli kto może taką dokumentację odtworzyć? W skrócie – ten kto ma odpowiednią wiedzę oraz kompetencje.

Sformułowania i układ instrukcji muszą zostać dostosowane do użytkowników, dla których instrukcje są przeznaczone. Instrukcje dla użytkowników nieprofesjonalnych muszą być napisane i przedstawione w języku, który jest zrozumiały dla zwykłego użytkownika, bez użycia specjalistycznej terminologii technicznej. Powyższe wymaganie jest również istotne w przypadku maszyn, które mogą być użytkowane zarówno przez użytkowników profesjonalnych, jak i nieprofesjonalnych. W przypadkach, w których maszyny przeznaczone do użytku konsumenckiego są dostarczane z niektórymi elementami wymontowanymi do celów transportu i odpowiedniego zapakowania, należy poświęcić szczególną uwagę zapewnieniu, aby instrukcje montażu były kompletne, precyzyjne i zawierały jasne, dokładne i jednoznaczne schematy, rysunki lub zdjęcia.
Normy typu C dotyczące konkretnych kategorii maszyn określają szczegółowo treść instrukcji, jednak z reguły nie zapewniają wytycznych dotyczących ich opracowywania i układu. Ogólne wytyczne dotyczące opracowania instrukcji podano w normie EN ISO 12100. Chociaż norma PN-EN 82079-1 w sprawie przygotowania i struktury instrukcji nie jest normą zharmonizowaną w ramach dyrektywy w sprawie maszyn, zawarte w niej wytyczne mogą być przydatne również w odniesieniu do instrukcji dla maszyn.
W przypadku nowych maszyn instrukcja obsługi, powinna być zgodna z wymaganiami Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE i powinna zawierać conajmniej informacje zgodnie z punkktem 1.7.4.2 załącznika I do tej dyrektywy.